Süreç İyileştirme Teknikleri Eğitimi
Kurumlarda beklenen İş Süreçlerinin İyileştirimesi’nin amaçları şunlardır:
Etkinlik: Süreç istenen sonuçları veriyor mu ve müşterinin / müşterinin ihtiyaçlarını karşılıyor mu?Verimlilik: Süreç, kaynak kullanımını minimize ediyor ve bürokrasiyi ortadan kaldırıyor mu?
Adaptasyon: Değişen ihtiyaçlar karşısında süreç esnek midir?
EĞİTİM İÇERİĞİ
1. Süreç Envanterini Oluşturma
2. Süreç Çerçevesi Oluşturma
3. Süreç Haritası Oluşturma
4. Tahmini Zaman ve Maliyet
5. Süreç Haritasını Doğrulayın
6. İyileştirme Tekniklerini Uygulayın
7. İç Kontroller, Araçlar ve Metrikler Yaratın
8. Test ve Yeniden Gözden Geçirme
9. Değişikliği Uygulayın
10.Sürekli İyileştirmeyi Sürdürme
EĞİTİM İÇERİK DETAYLARI
1. Süreç Envanterini Oluşturma
Yol haritasındaki 1. adım, nereden başlayacağınıza karar vermenize yardımcı olmak için süreç envanterini sunar. Envanter, bir departmandaki veya iş alanındaki tüm işsüreçlerini tamamlar. Bu bölüm aşağıdakileri açıklamaktadır:
İş süreçlerini tanımlayın.
Önceliklendirme ölçütleri oluşturun.
Envanterdeki her bir iş sürecine ölçütleri uygulayın.
Bir işlem önceliklendirme tablosu oluşturun, böylece hangi iş sürecini ilk önce ele almanız gerektiğini belirlemek için bir grup iş sürecinden yararlanabilirsiniz.
Bu adımın sonunda, iş süreçlerinin bir listesi oluşmuş ve öncelik sırasını anlarsınız, böylece nereden başlayacağınızı bilirsiniz.
2. Süreç Çerçevesinin Oluşturulması
1. adımda süreç envanterini oluşturduktan ve ilk olarak odaklanmak için iş sürecini seçtikten sonra, 2. adım, süreç iyileştirme çalışmanızın geri kalanı boyunca size kılavuzluk eden kapsam tanımı belgesini, planınızı veya temelinizi sunar.
Bu, süreç sınırlarını içeren, seçtiğiniz iş süreci ile ilgili temel bilgileri sağlayan ve böylece sizi takip etmenizi sağlayan kapsam tanımı belgesinin rolüdür. Belge bir sözleşme gibi çalışır, ancak resmi veya resmi olarak tehdit edici görünmez. Kapsam boşluğundan kaçınmanıza yardımcı olur, böylece zamanın, kaynakların veya maliyetin artışı olmadan işin odağını kaçırmadan hedefinize ulaşmanıza neden olacaktır.
Bu adımın sonunda, süreç iyileştirme çalışmasını başlatmak için gerekli temel bilgilere ve yolda kalmanıza yardımcı olacak belirli çerçeveye sahip olursunuz.
Süreç haritasının çizilmesi, iş sürecinin nasıl çalıştığını ve departmanlar arasında işlerinlerin ne olduğunu ve nerede bittiğini ve gerçekleştiğini anlamak için herkesin dahil olmasını sağlar.
Bu adımla birlikte projenin en zor kısmı başlıyor. İster tek başınıza isterse de bir proje ekibiyle çalışın, kendinizi nereden başlayacağınızı, bir proje ekibiyle ortaya çıkan çatışmaların nasıl ele alınacağını ve herkesin zaman zaman sıkıcı görünebilecekleri ve işin içinde yer almasını nasıl engelleyebileceğinizi bulabilirsiniz. 2. adımda oluşturduğunuz kapsam tanımı belgesi, bu adımla başlamanıza yardımcı olur, çünkü bu çerçeve sürecin nerede başladığını ve bittiğini belirler.
3. Süreç Haritası Oluşturma
Süreç haritasının çizilmesi, iş sürecinin nasıl çalıştığını ve departmanlar arasında işlerinlerin ne olduğunu ve nerede bittiğini ve gerçekleştiğini anlamak için herkesin dahil olmasını sağlar.
Bu adımla birlikte projenin en zor kısmı başlıyor. İster tek başınıza isterse de bir proje ekibiyle çalışın, kendinizi nereden başlayacağınızı, bir proje ekibiyle ortaya çıkan çatışmaların nasıl ele alınacağını ve herkesin zaman zaman sıkıcı görünebilecekleri ve işin içinde yer almasını nasıl engelleyebileceğinizi bulabilirsiniz. 2. adımda oluşturduğunuz kapsam tanımı belgesi, bu adımla başlamanıza yardımcı olur, çünkü bu çerçeve sürecin nerede başladığını ve bittiğini belirler.
Çoğu durumda, sürece sahip değilseniz ve tek başına çalışmadıkça, süreç haritasını oluşturmanıza yardımcı olacak başka meslektaşlara ihtiyacınız vardır. Bir proje ekibinin on adımda sizinle birlikte çalışmasına veya en azından sorulara gidebileceğiniz kaynaklara sahip olmasına yardımcı olur.
Bu adımda oluşturduğunuz süreç haritası, geliştirme tekniklerini uyguladığınızda 6. adım için gereken bilgileri sağlar ve iyileştirme hedeflerini belirlemeye yardımcı olur.
Bu adım, işe katılan herkese, proje ekibini uçtan uca süreçte eğiterek, sürecin baştan sona nasıl işlediğini daha iyi anlamasını sağlar.
Bu adımın sonunda siz ve proje ekibi sürecin nasıl çalıştığını anlıyorsunuz.
4. Tahmini Zaman ve Maliyet
Bir başarıyı ölçmek için, nerede başladığınızı bilmeniz gerekir. Kilo vermek ya da bir maraton çalıştırmak istediğinizde, ne kadar ilerlediğinizi bilmek için bir temel oluşturmalısınız. Bugün ne kadar tartıyorsunuz, ya da bugün ne kadar hızlı bir maraton koşuyorsunuz? Süreç çalışmasında, bir iyileştirme hedefi oluşturmak için, bir sürecin ne kadar sürdüğünü ve neyin maliyetini bilmeniz gerekir.
3. adımda süreç haritasını çizdikten sonra, bir iş sürecine dahil olan faaliyetleri anlamaya başladınız; adim 4, bugün sürecin maliyetinin ne olduğunu tanımlamaya yardımcı olur. 4. adımdaki bölümde, işlem süresini ve döngü süresini öğrenirsiniz. Süreç süresi, bir iş sürecini gerçekleştirmek için gerekli olan emeği özetlemenize yardımcı olur ve döngü süresi, sürecin baştan sona ne kadar sürdüğünü belirler. Müşterilerin genellikle en çok endişe duyduğu anahtar bir ölçümdür. Bir iş süreciyle ilişkili çalışan, genel gider ve araç giderlerini belirlemek, işinize finansal bir boyut getirmektedir.
Bu adım, işlem maliyetini ve döngü süresini, iyileştirme hedeflerini belirlemek için kullanabileceğiniz parametreleri tanımlamanıza yardımcı olur.
5. Süreç Haritasını Doğrulama
Evinize bir ek bölüm eklemeden önce, kasabanızın veya ilçenizin belediye yetkilisi ile görüşürsünüz veya aile meselelerini ve görevlerini yerine getirmek ve aile üyelerini mutlu etmek için aile üyelerinden görüş almak istersiniz. Benzer şekilde, haritanın mevcut süreci doğru bir şekilde yansıttığını doğrulamak için süreç haritasını uygun meslektaşları ile birlikte incelemek istersiniz. Bu incelemeyi yapmak, iyileştirme hedeflerinizin temelini doğrular ve gelecekteki zorlukların olasılığını ortadan kaldırır. Bir sonraki adıma başlamak için iş sürecini iyileştiren sağlam bir temel sağlar.
Bu adımı tamamlayarak sponsor ve paydaş desteği alırsınız ve iyileştirme çalışmasına başlayacak sağlam bir temel oluşturursunuz.
6. İyileştirme Tekniklerini Uygulama
İyileştirme tekniği döngüsü, aşağıdakiler dahil olmak üzere, kullanım için temel yöntemleri tanıtarak bir iş sürecini iyileştirmeye yönelik düzenli bir yaklaşım sunar:
1.Bürokrasiyi ortadan kaldırmak.
2.Katma değerli etkinliklerin değerlendirilmesi.
3.Tekrarlayan aktivitelerin ve israfın ortadan kaldırılması.
4.Süreci, raporları ve formları basitleştirmek.
5.Çevrim süresinin azaltılması.
6.Otomasyon araçlarını uygulamak
Tekniklerin belirli bir düzende uygulanmasının ne kadar önemli olduğunu ve altı iyileştirme tekniğinin, birer birer uygulama sürecinin planlı ve düşünceli bir yaklaşımla değerlendirilmesinde nasıl yardımcı olduğunu öğrenmeye başlayacaksınız.
Bu adımın sonunda, iş sürecini değiştirerek mevcut iş sürecini iyileştirmeye başladınız.
7. İç Kontroller, Araçlar ve Metrikler
Süreci hayata geçirmek için – bir süreç haritası oluşturmanın ötesine geçmek – iç kontroller kurarsanız, iş sürecinin etkinliğini, verimliliğini ve uyarlanabilirliğini arttırmak için araçlar yaratırsınız ve siz de metrikleri yaratırsınız.
Özellikle:
İç kontroller, hataların meydana gelebileceği iş süreçlerindeki noktaları belirler ve bunları nasıl önleyeceğini açıklar.
İş sürecini destekleyecek araçlar oluşturmak süreci hızlandırır ve hatalardan kaçınmaya ve yeni çalışanları kendi işlerini nasıl gerçekleştirecekleri konusunda eğitmeye yardımcı olur.
Geliştirme metrikleri, sürecin planlandığı gibi çalışıp çalışmadığını gösterir.
Bu adım, olası hataları en aza indirmenize, iş sürecini otomatikleştirmek ve süreç ölçümlerini tanımlamak için araçlar oluşturmanıza yardımcı olur.
8. Test ve Yeniden Gözden Geçirme
Yeni bir yazılım satın almadan veya bir sene boyunca bir sağlık kulübüne katılmadan önce, 30 günlük bir deneme teklifini kabul etmek ve ihtiyaçlarınızı karşıladığından emin olmak için test etmek isteyebilirsiniz.
Benzer şekilde, bir organizasyona yeni, iyileştirilmiş bir süreç sunmadan önce, geniş çaplı bir değişimi uygulamaya koymadan önce test etmeli ve hataları düzeltmelisiniz.
Bu adımda, yeni iş sürecini test etmek için nasıl bir plan oluşturulacağını detaylandırmalısınız. Planda yer alan detaylar, yeni sürecin ve araçların planlandığı gibi çalıştığını doğrulamakta ve değişikliği tamamen uygulamaya koymadan önce herhangi bir hatayı çözmektedir. Bir test planı oluştururken, testte kimin yer alması gerektiği, test edilecek materyaller, hangi adımların dahil olduğu, testi gerçekleştirmeniz gereken ve testi yapmak için en uygun zaman olduğunda soruları yanıtlarsınız.
İş sürecini test etmek, iş sürecinin ne kadar iyi sonuç verdiğini değerlendirir, böylece daha fazla verimlilik veya hataları en aza indirgeme gibi proje hedeflerini karşılarsınız.
Bu adımın sonunda, iş sürecinin, araçların ve metriklerin planlandığı gibi çalıştığından emin olmalısınız.
9. Değişikliği Uygulamak
Şirketler yeni bir ürün sunduğunda, ürün fiyatını, müşteri tabanını, dağıtım kanallarını ve promosyon stratejilerini tanımlayan bir pazarlama planı oluştururlar. Aynı şekilde, bir iş sürecini değiştirdiğinizde, değişiklik hakkında kimin bilmesi gerektiğini, neleri bilmesi gerektiğini ve doğru bilgileri doğru kişilere nasıl ileteceğinizi tanımlamanız gerekir.
Artık, iş sürecinin ve araçların işe yaradığını doğruladığınıza göre, bu adım kuruluştaki değişimin nasıl uygulanacağını detaylandırmaktadır . Bu aşama, iş sürecindeki değişiklikleri başarıyla uygulamanıza yardımcı olan örnek bir uygulama planı hazırlamayı gerektirir. Uygulama planı, tasarım, geliştirme ve uygulama gibi aşamaları içerir ve her bir aşamayı yollara ayırır.
Örneğin, uygulama aşaması şu dört yola sahip olabilir:
Değişim yönetimi yolu: Bu parça, doğru meslektaşları iş sürecine uygun değişiklikleri yapma konusunda dahil etmenizi sağlamak için bir etki analizi oluşturmayı içerir. 6. adımda, iş sürecini geliştirmek için proje ekibiyle çalışırken, beklediğiniz iyileştirme derecesini elde etmek için kuruluşta oluşması gereken değişiklikleri tanımlarsınız. Etki analizi, yeni iş sürecinin başarısını sağlamak için oluşması gereken değişiklikleri yakalamak için kullanılan bir araçtır.
Test yolu: Bu parçadaki adımlar, işlemin ve araçların beklendiği gibi çalıştığını onaylar.
İletişim yolu: Bu yol, değişikliği kimin bilgilendireceğini, ne zaman bilmeleri gerektiğini bilmeleri gerekenleri ve kitlenin tercih ettiği iletişim araçlarını tanıyacaktır.
Eğitim Yolu: Bu, kimin eğitim gerektirdiğini belirler. Ne zaman, eğitim gerçekleştiği zaman, eğitimi kimin verdiği ve tercih edilen eğitim yöntemi bu aşamada cevap bulur.
Bu adım, yeni süreci ilgili taraflara tanıtmayı sağlar.
10. Sürekli İyileştirmeyi Sürdürme
Sürekli iyileştirme, devam eden iyileştirmenin bir etkinlik yerine işin doğal seyri olduğu yeni bir zihniyet elde etmektir.
Sürekli iyileştirme döngüsü çarkı, yeni zihniyete erişmenize yardımcı olmak için dört aşamayı (değerlendirme, test etme, belirleme ve uygulama) tanıtır.
Tekerleğin her aşaması, iş sürecini sürekli olarak nasıl güncel tutacağınızı düşünmenize yardımcı olacak bir dereceye kadar yapı sağlar.
Sürekli iyileştirme, iş sürecinin organizasyona etkinliği, verimliliği ve adaptasyonu sürekli sağladığını doğrular.
