Tedarikçi Yönetimi Denetim Gereklilikleri

Kapsam alanı: Genel Yönetim Pratikleri
Bölüm: 8
Madde: 45
Sürüm: 2026.1

Kapsam

Bu doküman, Tedarikçi Yönetimi pratiğinin kurumdaki uygulanma düzeyinin sahada değerlendirilmesinde kullanılan gereklilik setini içerir. Kapsam; kaynak kullanım politikası ve stratejisinin yönetişim düzeyinde tanımlanmasından başlar, tedarikçilerin sınıflandırılması, değerlendirilmesi, seçilmesi, sözleşmeye bağlanması, devreye alınması ve çıkarılmasını içerir, performanslarının ölçülmesi, gözden geçirilmesi ve iyileştirme girdisine dönüştürülmesine kadar uzanır. Üçüncü taraf hizmetlerinin kurumun ürün ve hizmetlerine bütünleştirilmesi ile bu bütünleşmeden doğan bağımlılıkların görünürlüğü de kapsam içindedir. Tedarikçilerin kendi iç süreçlerinin teknik yeterliliği, satın alma harcamalarının bütçe uygunluğu ve ihale mevzuatına uygunluk incelemesi bu dokümanın konusu değildir; bu alanlar yalnızca tedarikçi kaydına, sözleşme hükümlerine ve gözden geçirme kararlarına yansımaları üzerinden ele alınır. Her madde, kurumun beyanı değil ürettiği kayıt esas alınarak değerlendirilir; kanıtın gösterilememesi maddenin karşılanmadığı biçiminde raporlanır.

Değerlendirme yöntemi

Maddeler dört seçenekle değerlendirilir: karşılıyor, kısmen karşılıyor, karşılamıyor, kapsam dışı. "Karşılıyor" sonucu için maddeye karşılık gelen kaydın var olması yeterli değildir; kaydın güncel olması, kurumun kendi tanımladığı sıklığa uygun üretilmiş olması ve incelenen örneklemde tutarlı biçimde bulunması gerekir. "Kısmen karşılıyor", düzenin tanımlı olduğu ancak uygulamanın kapsam veya süreklilik bakımından eksik kaldığı durumları belirtir; örneğin gerekliliğin yalnızca stratejik tedarikçilerde işletilmesi bu sonuca yol açar. "Kapsam dışı" yalnızca yazılı gerekçe ile kullanılır. Örneklem, tedarikçi sınıflarının ve ilişki türlerinin her birinden en az bir kaydı içerecek biçimde kurulur; incelenen dönem, kurumun gözden geçirme takvimine göre belirlenir. Her madde için örneklem büyüklüğü, inceleme yöntemi (doküman incelemesi, sistem kaydı sorgusu, görüşme, kontrolün yeniden uygulanması) ve kanıt referansı bulgu dosyasına işlenir. Gözden geçirme ve raporlama aralıkları bu dokümanda sabitlenmemiştir; ölçüt, kurumun onaylı politika ve sözleşmelerinde tanımladığı aralığa fiilen uyup uymadığıdır. Doküman bir belgelendirme aracı değildir; sonuçlar olgunluk profilindeki seviye tespitlerine dayanak oluşturur.

Durum işaretleriKarşılıyorKısmen karşılıyorKarşılamıyor

Dokümanı açın

Kurumsal e-postanızı bırakın, 45 maddenin tamamı açılsın

Doküman ücretsizdir. E-postanızı yalnızca dokümanı iletmek ve denetim konusundaki güncellemeleri paylaşmak için kullanırız.

Gönderdiğinizde KVKK Aydınlatma Metni'ni kabul etmiş olursunuz.

Denetim isteyin

01Yönetişim ve Kaynak Kullanım Stratejisi

Madde	Şart	Kanıt
01.01	Kaynak kullanım politikası yazılı olmalı, yetkili yönetim organı tarafından onaylanmış olmalı ve yürürlük tarihi ile sürüm bilgisi taşımalıdır.	Onay sayfası, yürürlük tarihi ve sürüm numarası bulunan güncel politika metni ile onay kararının tarih ve numarası.
01.02	Kaynak kullanım stratejisi; hangi kaynak ve yeteneklerin kurum içinde oluşturulup yönetileceğini, hangilerinin üçüncü taraflardan alınacağını ve hangi kapsamda alınacağını açıkça belirtmelidir.	Stratejinin ilgili bölümü ve iç kaynak / dış kaynak ayrımını yetenek veya hizmet düzeyinde gösteren tablo.
01.03	Kaynak kullanım stratejisindeki her hedef, kurumun onaylı stratejik hedeflerinden en az birine izlenebilir biçimde bağlanmış olmalıdır.	Hedef eşleme tablosu, strateji metnindeki atıflar ve bağı kurulmamış hedeflerin listesi.
01.04	Üçüncü taraf hizmetlerinin genel yönetim yaklaşımı — yönetimin kurum içinde tutulması, bir ana tedarikçiye ya da hizmet bütünleştiricisine devredilmesi — karara bağlanmış ve gerekçesiyle kayıt altına alınmış olmalıdır.	Karar tutanağı ve gerekçe notu; devredilen durumlarda bütünleştiriciyle yapılan sözleşme veya görev tanımı.
01.05	Tedarikçi yönetişiminden sorumlu organ belirlenmiş olmalı; görev kapsamı, karar yetkisi, üyeliği ve toplanma sıklığı yazılı olarak tanımlanmalıdır.	Çalışma esasları belgesi, güncel üyelik listesi ve incelenen döneme ait gündem ile toplantı tutanakları.
01.06	Kaynak kullanım stratejisi ve tedarikçi yönetimi usulleri ilgili iç paydaşlara duyurulmuş olmalı; duyuru ve bilgilendirme faaliyeti kayıt altına alınmalıdır.	Duyuru kaydı (portal yayını, yazılı bildirim, bilgilendirme oturumu katılım listesi) ve tedarikçilere yönelik dış yayınların bulunduğu kanal kaydı.

02Tedarikçi Sınıflandırma ve Bağımlılık Görünürlüğü

Madde	Şart	Kanıt
02.01	Tedarikçi sınıflandırma standardı tanımlanmış olmalı; sınıflar, sınıflandırma ölçütleri ve her sınıf için asgari yönetim gereklilikleri yazılı olmalıdır.	Onaylı sınıflandırma standardı; sınıf tanımları, ölçüt listesi ve sınıf başına gereklilik tablosu.
02.02	Kayıtlı her aktif tedarikçi bu standarda göre sınıflandırılmış olmalı ve sınıfı tedarikçi envanterinde görünmelidir.	Tedarikçi envanterinin sınıf alanı ve sınıfı boş kayıt bulunmadığını gösteren tam liste dökümü.
02.03	Sınıf ile ilişki türü arasındaki eşleme tanımlanmış olmalı; ilişki türü sözleşme formalitesine, gözden geçirme sıklığına ve ölçüm setine yansımalıdır.	Eşleme tablosu ve örneklemde her sınıf için sınıfa uygun sözleşme, gözden geçirme kaydı ile gösterge setinin bulunması.
02.04	Hizmet, tedarikçi ve sözleşme eşlemesini gösteren tedarikçi bağımlılık haritası tutulmalı; devreye alma, çıkarma ve sözleşme değişikliklerinde güncellenmelidir.	Bağımlılık haritasının güncel sürümü, kayıt bazında son güncelleme tarihleri ve dönem içindeki tedarikçi değişiklikleriyle karşılaştırma.
02.05	Kurumun kritik ürün ve hizmetlerinin kesintiye uğramasına yol açabilecek üçüncü taraf bağımlılıkları ayrıca işaretlenmiş ve sahiplenilmiş olmalıdır.	Kritik bağımlılık işareti ve sorumlu alanı taşıyan kayıtlar; kritik hizmet listesi ile bağımlılık haritasının karşılaştırması.

03Değerlendirme, Ön İnceleme ve Seçim

Madde	Şart	Kanıt
03.01	Tedarikçi arama ve aday listesi oluşturma usulü tanımlanmış olmalı; hangi kaynakların taranacağı ve aday listesine girme koşulları yazılı olmalıdır.	Usul dokümanı ile son seçim dosyalarındaki aday listesi ve listeye alma gerekçeleri.
03.02	Değerlendirme ölçütleri ve puanlama yöntemi, ağırlıklar dâhil olmak üzere seçim süreci başlamadan önce tanımlanmış ve onaylanmış olmalıdır.	Tarih ve onay taşıyan ölçüt ile ağırlık tablosu; tablonun teklif çağrısı tarihinden önce tamamlandığını gösteren kayıt.
03.03	Değerlendirme ölçütleri ve puanlama yöntemi, teklif çağrısı kapsamında adaylara önceden bildirilmiş olmalıdır.	Adaylara gönderilen çağrı dokümanının ölçüt bölümü ve gönderim veya tebliğ kaydı.
03.04	Değerlendirme; teknik yeterliliğin yanında geçmiş teslim performansı, referanslar, kapasite, mali durum ve risk unsurlarını da içermelidir.	Doldurulmuş puanlama tabloları ve bu başlıkların her birine ait puan ile dayanak notları.
03.05	Seçilen tedarikçi için sözleşme imzalanmadan önce ön inceleme yapılmalı ve sonucu kayıt altına alınmalıdır.	Tarihli ön inceleme raporu ve raporun sözleşme imza tarihinden önce tamamlandığını gösteren tarih karşılaştırması.
03.06	Nihai seçim kararı puanlama sonucuna atıfla gerekçelendirilmiş ve yetkili tarafından onaylanmış olmalıdır; puanlama sıralamasından sapılan hâllerde gerekçe yazılı olmalıdır.	Seçim karar tutanağı, puan sıralaması, sapma gerekçesi ve imza yetki matrisine uygunluk kaydı.

04Sözleşme Yaşam Döngüsü ve Sözleşmesel Uyum

Madde	Şart	Kanıt
04.01	İlişki türlerine karşılık gelen standart sözleşme çerçeveleri ile standart hüküm ve koşul seti tanımlanmış ve güncel tutulmuş olmalıdır.	Çerçeve şablonları, sürüm bilgisi, son güncelleme tarihi ve hukuk biriminin onay kaydı.
04.02	Alınan her aktif tedarikçi hizmeti, yürürlükte olan ve imza yetkisine uygun biçimde imzalanmış bir sözleşmeye dayanmalıdır.	Hizmet listesi ile sözleşme envanterinin karşılaştırması, imza sayfaları ve imza yetki matrisi.
04.03	Sözleşmeler; tarafların rol ve sorumluluklarını, hizmet çıktısına ve güvenceye ilişkin hedefleri, hizmet deneyimi hedeflerini ve her hedefin ölçüm yöntemini açıkça içermelidir.	Sözleşme ve hizmet seviyesi ekleri; hedef, ölçü birimi, ölçüm yöntemi ve raporlama sıklığı tanımları.
04.04	Ödül ve ceza mekanizmaları sözleşmede tanımlanmış olmalı; tetiklenme koşulları ölçülebilir göstergelere bağlanmış olmalıdır.	İlgili sözleşme maddeleri ile dönem içinde tetiklenen veya tetiklenmediği teyit edilen durumlara ait kararlar.
04.05	Sözleşme tadil, yenileme, fesih ve süre sonu tarihleri izlenmeli; kritik tarihlerden önce tanımlı bir süre içinde gözden geçirme başlatılmalıdır.	Sözleşme takvimi ve uyarı kayıtları; dönem içinde yenilenen veya sona eren sözleşmelerde gözden geçirmenin başlangıç tarihleri.
04.06	Sözleşmeye uyumun denetlenmesine ilişkin usul ve sıklık tanımlanmış olmalı; yapılan uyum incelemeleri ile uygunsuzluk hâlinde uygulanan işlemler kayıt altına alınmalıdır.	Uyum denetimi usulü ve planı, tamamlanmış inceleme raporları, uygunsuzluk aksiyonları ve kapanış kayıtları.

05Devreye Alma, Çıkarma ve Hizmet Bütünleştirme

Madde	Şart	Kanıt
05.01	Tedarikçi devreye alma usulü tanımlanmış olmalı; hizmetler, ekipler, süreçler ve araçlar için yapılacak adımlar ile sorumlular yazılı olmalıdır.	Devreye alma usulü ve son devreye alınan tedarikçilere ait tamamlanmış kontrol listeleri.
05.02	Her devreye alma için geçiş planı hazırlanmalı; geçişten doğan riskler tanımlanıp risk kaydına işlenmelidir.	Tarihli geçiş ve devir planı ile ilgili risk kaydı girdileri.
05.03	Devreye alınan tedarikçinin erişeceği kurum kaynakları yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve erişim yetkileri bu tanımın dışına çıkmadan verilmelidir.	Erişim kapsamı belgesi, yetkilendirme kayıtları ve verilen yetkilerin tanımlı kapsamla karşılaştırması.
05.04	Devreye alma tamamlandığında hizmet kataloğu ve tedarikçi bağımlılık haritası, yeni hizmet ile tedarikçi eşlemesini gösterecek biçimde güncellenmiş olmalıdır.	Katalog ve harita kayıtlarındaki güncelleme tarihlerinin devreye alma tarihiyle karşılaştırması.
05.05	Tedarikçi çıkarma usulü tanımlanmış olmalı; karşılıklı erişimlerin iptali, varlıkların geri alınması, lisans devri ve gizlilik yükümlülüklerinin sürdürülmesi adımlarını içermelidir.	Çıkarma usulü, son çıkarılan tedarikçilere ait tamamlanmış kontrol listeleri, erişim iptal kayıtları ve varlık teslim belgeleri.
05.06	Birden çok tedarikçinin katkı verdiği hizmetlerde uçtan uca bütünlükten ve tedarikçiler arası eşgüdümden sorumlu taraf belirlenmiş olmalı; işbirliği yükümlülükleri sözleşmelere yazılmalıdır.	Bütünleştirme sorumluluğunu tesis eden karar veya sözleşme maddesi ile ilgili sözleşmelerdeki işbirliği ve bütünleştirme hükümleri.

06Roller, Yetki ve Yetkinlik

Madde	Şart	Kanıt
06.01	Tedarikçi yönetimi faaliyetlerine ilişkin roller tanımlanmış ve isimli olarak atanmış olmalıdır; rol tanımları sorumluluk ve karar yetkilerini içermelidir.	Rol tanımları, güncel rol-kişi eşlemesi ve atama kayıtları.
06.02	Her aktif tedarikçi için ilişkiden hesap verebilir tek bir sorumlu atanmış olmalı ve bu bilgi tedarikçi envanterinde görünmelidir.	Envanterin sorumlu alanı; örneklemde sorumlusu boş veya birden çok kişiye paylaştırılmış kayıt bulunmaması.
06.03	Tedarikçi seçimi ile tedarikçinin günlük operasyonel yönetimi arasındaki görev ayrılığı tanımlanmış olmalı; ayrılığın sağlanamadığı hâller için telafi edici kontrol belirlenmelidir.	Görev ayrılığı tanımı, yetki matrisi, istisna onayları ve telafi edici kontrolün işlediğini gösteren kayıt.
06.04	Sözleşme onayı, ödül ve ceza uygulaması, istisna ile fesih kararlarına ilişkin karar yetkileri tutar veya etki eşiğine bağlı biçimde tanımlanmış olmalıdır.	Yetki ve eşik tablosu ile dönem içi kararların bu tabloya uygun onaylandığını gösteren örneklem.
06.05	Tedarikçi yönetimi rollerini üstlenen kişiler için gerekli yetkinlikler tanımlanmış olmalı ve yetkinlik kazandırma faaliyetleri kayıt altına alınmalıdır.	Yetkinlik tanımları, eğitim ve bilgilendirme kayıtları ile yenileme takvimi.

07Kayıt, Bilgi Düzeni ve Araç Desteği

Madde	Şart	Kanıt
07.01	Aktif ve planlanan tüm tedarikçiler ile sözleşmeler tek bir kayıt ortamında tutulmalı ve bu kaydın güncelliğinden sorumlu rol belirlenmiş olmalıdır.	Tek kaynak olarak tanımlanan tedarikçi ve sözleşme envanteri, sorumluluk tanımı ve birimlerde ayrı tutulan kopyaların incelenmesine ilişkin not.
07.02	Tedarikçi kaydında asgari alanlar — sınıf, ilişki türü, sözleşme referansı, hizmet eşlemesi, sorumlu, kritik tarihler ve hizmet seviyesi taahhütleri — tanımlanmış ve doldurulmuş olmalıdır.	Alan tanımları, envanter dökümünde bu alanların doluluk durumu ve eksik alan listesi.
07.03	Tedarikçi kaynaklı riskler kurumun risk kaydına işlenmiş olmalı; kayıtta risk sahibi, mevcut durum ve planlanan işlem görünmelidir.	Risk kaydındaki tedarikçi kaynaklı girdiler, sahip ile durum alanları ve ön inceleme raporlarıyla kurulan bağ.
07.04	Tedarikçi ve sözleşme bilgilerinin bütünlüğü tanımlı aralıklarla doğrulanmalı; tespit edilen tutarsızlıklar kayıt altına alınıp giderilmelidir.	Veri doğrulama ve mutabakat kayıtları, tutarsızlık listeleri ile kapanış kayıtları.
07.05	Tedarikçi, sözleşme ve performans bilgilerinin yönetildiği araçlar belirlenmiş olmalı; elle yürütülen ara adımlar ve bunlardan doğan riskler tanımlanmalıdır.	Araç envanteri ve kapsam tanımı, elle yürütülen adımların listesi ile bunlara ilişkin risk ve aksiyon kaydı.

08Performans Ölçümü, Gözden Geçirme ve İyileştirme

Madde	Şart	Kanıt
08.01	Her tedarikçi sınıfı için performans göstergeleri, beklenen düzeyleri, ölçüm yöntemi ve raporlama biçimi tanımlanmış ve taraflarca kabul edilmiş olmalıdır.	Gösterge ve ölçüm metodolojisi dokümanı, sözleşme ekleriyle tutarlılık kontrolü ve tedarikçinin kabul kaydı.
08.02	Tanımlı göstergelere ilişkin veri belirlenen sıklıkta toplanmalı ve tedarikçi performans raporu ya da puan kartı üretilmelidir.	İncelenen dönemlere ait puan kartları ile raporlar ve bunların üretim tarihlerinin tanımlı sıklıkla karşılaştırması.
08.03	Puan kartı ve performans raporları, tanımlı sıklıkta yapılan tedarikçi gözden geçirme toplantılarına girdi olarak kullanılmalı; alınan kararlar sorumlu ve termin atanmış eylemlere dönüştürülmelidir.	Toplantı gündemleri, tutanaklardaki rapor atıfları ve sorumlu ile termin alanları dolu eylem takip listesi.
08.04	Tedarikçi ilişkisinden elde edilen değer, ilişki türüne uygun kapsamda — güvence, maliyet, iyileştirme ve gerektiğinde yenilik taahhütleri — dönemsel olarak değerlendirilmeli ve sonucu kayıt altına alınmalıdır.	Değer gerçekleşmesi değerlendirme kaydı, dayanak veriler ve gözden geçirme tutanağındaki ilgili bölüm.
08.05	Tedarikçilerle yaşanan uyuşmazlıklar kayıt altına alınmalı; tanımlı bir yükseltme ve çözüm yolu izlenmeli, kapanış kararı kaydedilmelidir.	Uyuşmazlık kayıtları, yükseltme adımları, çözüm veya kapanış kararları ve sözleşmedeki çözüm hükümleriyle tutarlılık.
08.06	Kaynak kullanım stratejisi, tedarikçi yönetimi usulleri, seçim ölçütleri, sözleşme çerçeveleri ve gösterge seti tanımlı aralıklarla ve tetikleyici olaylar sonrasında gözden geçirilmeli; bulgular iyileştirme kaydına dönüştürülmelidir.	Gözden geçirme tutanakları, tetikleyici olay kayıtları, iyileştirme kayıtları ve ilgili dokümanların revizyon geçmişi.